redactie@sint-pancras.nl

Artikel 1 – Algemeen en Doel

  1. Om de beoogde doelen te bereiken kan het bestuur van de vereniging commissies en/of werkgroepen instellen.
  2. Om de beoogde doelen te bereiken onderhoudt de vereniging op een zo intensief mogelijke wijze uitvoerig contact met de inwoners van Sint Pancras. De vereniging heeft voor dat doel een website en een kwartaalblad. Zo nodig worden speciale informatiebijeenkomsten georganiseerd.

Artikel 2 – Leden en Lidmaatschap

  1. Elke inwoner van Sint Pancras kan lid worden van de vereniging.
  2. Elk lid wordt ingeschreven in het ledenregister, alsmede de leden van een gezinslidmaatschap.
  3. Een gezinslidmaatschap wordt gezien als LID en ingeschreven op de naam van de contributiebetaler.
  4. Met een gezinslidmaatschap krijgen 2 personen, genoemd op het gezinslidmaatschapsbewijs,
  5. Elk lid dient de verschuldigde contributie, zoals vastgesteld tijdens de Algemene Ledenvergadering, te betalen.
  6. Alleen ingeschreven leden hebben stemrecht. Stemmen over personen gebeurt schriftelijk; stemmen over zaken gebeurt mondeling.
  7. Opzegging van het lidmaatschap gebeurt schriftelijk.
  8. Leden met een contributieachterstand hebben geen stemrecht.
  9. Leden met een contributieachterstand van 2 jaren kunnen door het bestuur worden geroyeerd. Indien een lid de vereniging  willens en wetens schade toebrengt heeft het bestuur de bevoegdheid dit lid te royeren. De ledenvergadering moet dit besluit bekrachtigen.

Artikel 3 – Bestuur, Besluitvorming en Functies

  1. Het bestuur bestaat uit minimaal 3 leden en maximaal 11 leden, met ieder een eigen aandachtsgebied.
  2. Na de benoeming van een bestuurslid wordt zorg gedragen voor aanpassing van het verenigingenregister bij de Kamer van Koophandel.
  3. Indien het aantal bestuursleden minder dan 3 bedraagt, mag het bestuur uitsluitend lopende zaken behartigen.
  4.  Het bestuur vergadert in principe maandelijks.
  5. Het bestuur is bevoegd overeenkomsten aan te gaan, die het bedrag van 50% van het saldo van de bankrekening(en) niet te boven gaan met een maximum van € 2.000,-
  6. Besluitvorming vindt plaats in de bestuursvergadering en wordt vastgelegd in de notulen.
  7. De secretaris is verantwoordelijk voor het opstellen van de agenda en notulen van elke bestuurs en/of ledenvergadering.
  8. Om het doel van de vereniging te bereiken kan het bestuur commissies en/of werkgroepen instellen, waarvan ten minste één bestuurslid deel uitmaakt. Deze commissies en/of werkgroepen hebben een tijdelijk karakter en dienen de door het bestuur voorgeschreven taak naar behoren uit te voeren.
  9. Alle medewerkers en bestuursleden zijn WA verzekerd middels een algemene verzekering voor vrijwilligers van en door de gemeente Langedijk.

Artikel 4 – Financiële middelen

  1. De penningmeester is verantwoordelijk voor de financiële administratie. De vereniging verkrijgt haar financiële middelen uit contributies van de leden, vrijwillige bijdragen van de leden, ontvangsten uit donaties, giften, legaten, schenkingen, sponsorbijdragen, subsidies etc.
  2. Het werven van financiën, die bijdragen tot het bereiken van het doel van de vereniging mag uitsluitend gebeuren in overleg met de penningmeester en met instemming van het bestuur.
  3. Donateurs, sponsors, subsidieverstrekkers of anderen, die de kas van de vereniging vrijwillig versterken kunnen en mogen geen invloed uitoefenen op de besluitvorming van het bestuur.
  4. De besteding van de financiële middelen wordt bepaald door het bestuur en mag uitsluitend de vereniging ten goede komen. Bedragen boven de € 50,00 worden alleen vergoed indien door penningmeester vooraf toestemming is gegeven. De penningmeester kan alleen toestemming geven als de meerderheid van de bestuursleden instemmen met de uitgave.
  5. Onkosten worden alleen door de penningmeester vergoed indien een deugdelijk bewijs wordt overhandigd. Tot 2 maanden na uitgave kunnen de bewijzen worden ingeleverd daarna vervalt het recht om de vergoeding te claimen.

Artikel 5 – Jaarverslag en archief

  1. Het jaarverslag over de gang van zaken in de vereniging en het gevoerde beleid wordt opgesteld onder leiding van de secretaris.
  2. Het jaarverslag bevat ook informatie over de activiteiten, eventuele interne en externe commissies of werkgroepen.
  3. Het financieel jaarverslag, voorzien van een verslag van de kascommissie of accountant, wordt hier aan toegevoegd.
  4. Agenda’s en verslagen van het bestuur, commissie- en werkgroepen alsmede overeenkomsten en contracten worden bewaard in een archief.
  5. Bovengenoemde bescheiden worden gedurende tien jaren bewaard in het archief van de vereniging. Na deze termijn worden deze bescheiden overgedragen aan het
  6. Het archief bevindt zich op het woonadres van de secretaris, tenzij het bestuur een andere locatie heeft aangewezen.

Artikel 6 – Ledenvergaderingen en kascommissie

  1. De jaarvergadering vindt plaats uiterlijk in de maand juni en zal met agenda en toelichting worden aangekondigd in de plaatselijke pers, op onze website en in de nieuwsbrief.
  2. De leden hebben het recht de notulen vooraf op te vragen. Dit recht wordt duidelijk vermeld op de toelichting bij de agenda.
  3. Andere openbare vergaderingen worden gehouden zo dikwijls het bestuur dit wenselijk acht.
  4. Op de openbare vergaderingen heeft een ieder lid het recht het woord te voeren.
  5. De inhoud van de notulen wordt ter kennis van de leden gebracht.
  6. Controle op de kas geschiedt door een kascommissie.
  7. De kascommissie bestaat uit 2 leden van de vereniging, beiden gekozen op de jaarvergadering.Bestuursleden kunnen geen deel uitmaken van de kascommissie. Het bestuur kan, indien dit wenselijk is, de naam  “ Vereniging Dorpsraad Sint-Pancras”,  afkorten met VDSP.

Artikel 7 – Slotbepaling

  1. In zaken waarin niet is voorzien in dit reglement, c.q. in de statuten, beslist het bestuur.